Az egyszerűen és könnyen használható WordPress tartalomkezelő rendszernek van egy kezelhetőségében és funkcionalitásában a fő rendszerhez fogható hírlevélküldő rendszere, az ALO EasyMail Newsletter plugin. A plugin kezelésének leírása következik alább.

A kiegészítő telepítése és beállítása után az adminisztrációs felület bal oldalán a Felhasználók és az Eszközök menüpontokban is megjelent a Hírlevél menü. A Felhasználók altt a Hírlevélre feliratkozottaknál szerkeszthetjük a címoldalon feliratkozottak és az általunk hozzáadott címeket, valamint mi is adhatunk a listához további felhasználókat.

Tehát a menüpontra kattintva egy ilyen képernyő fogad minket. A legutóbb hozzáadott felhasználók vannak legelöl. Az egyes listaelemeket szerkeszthetjük a felhasználói névre kattintva, aktiválhatjuk és deaktiválhatjuk őket, ami átmenetileg, az aktuális hírlevél kiküldéséből történő kizárás vagy címzettek közé vételre használható, vagy a kuka ikonnal véglegesen is törölhetjük a listából. Ha több oldalra rúgó listánk van, akkor a bal felső sarokban keresőmező is segíti a navigációt. Ám ahhoz, hogy sok címünk legyen, ahhoz rendelkeznünk kell listával. A felhasználók kétféleképpen kerülhetnek a hírlevélküldő rendszer listájába:

1. Feliratkozhatnak a honlap frontendjén, s ilyenkor e-mailes megerősítést kapnak, hogy valóban fel szeretnének-e iratkozni, s a kapott aktiváló linkre kattintva bekerülnek a listába. Ez egy automatikus folyamat, semmi különös tennivalónk nincs a feliratkozókkal. A honlap tartalmát ilyenkor nem árt úgy alakítani, hogy valamiképp ösztönözzük a látogatókat a hírlevélre történő feliratkozásra, például csak a hírlevélre feliratkozottak számára érvénes akciókkal. Ha minden magyarázat nélkül árválkodik az oldalsávban egy feliratkozási lehetőség, akkor akármilyen látogatott a honlapunk, nem fognak feliratkozni a látogatók.
2. Ha rendelkezünk némi címlistával, akkor tömegesen, egy menetben is felvihetjük őket a rendszerbe. Ha egy-két címet szeretnénk mi magunk bevenni, akkor is ezt a módszert kell használni.

Importáláshoz először kattintsunk aFeliratkozók importálása / exportálása hivatkozásra! A megnyíló oldalon a számunkra érdekes információ a CSV importálási lehetőség lesz. A CSV egy felsorolásokat tartalmazó szövegformátum, s ehhez szükség van egy olyan táblázatkezelő programra, ami ezt támogatja. Erre a célra ajánlom az ingyenes LibreOffice / OpenOffice programokat. A Microsoft Excelt nem ajánlom, azok a verziók, amikkel eddig találkoztam, nem tudtak paraméterezhetően CSV-t exportálni.

Első lépésben rendelkeznünk kell egy címlistával, aminek az A oszlopa tartalmazza az e-mail címeket, a B oszlopa a neveket. A nevek fontosak, ugyanis minden egyes kiküldött e-mail névreszóló lesz.

Amint a fenti képen látható, a táblázat nem tartalmaz fejlécet, és minden további formázás nélkül tartalmazza a nekünk szükséges adatokat, és csakis azokat. Terjedelmi korlát nincs, többezres listáról is szó lehet.

Amikor létrehoztuk a táblázatunkat, akkor CSV formátumba kell menteni. Fájl menüben a Mentés másként ablakban a fájltípusoknál ki lehet választani a CSV-t, és a mentés gombra kattintva felugrik a fent látható párbeszédablak, amiben beállíthatjuk azt a formázást, amit a honlapunk megkövetel. A három mező beállítása nagyon fontos: UTF-8 karakterkészlet, pontosvessző legyen a mezőelválasztó, a szöveghatároló pedig semmi sem legyen, még szóköz sem. Miután így elmentettük a listát, importálhatjuk a honlapba.

Ha bizonytalanok vagyunk az importálandó fájlunkban, akkor érdemes importálás előtt a tesztet is bepipálni. Amikor sikeres a teszt, és az e-mail oszlopban szerepelnek a címek, a név oszlopban pedig a nevek, és a párosítás is megfelelő, akkor megismételhetjük a folyamatot élesben.

Ezzel létrejött egy listánk, akiknek már csak levelet kell küldeni.

Az adminisztrációs felület bal oldali menüsorában az Eszközök / Hírlevél küldése menüpontban küldhetünk ki hírleveleket. Először meg kell adnunk, hogy mely csoportnak küldjük. A Minden feliratkozott egy jó választás. Utána a levél tárgyát adjuk meg!

Írjuk meg a levelet is, de ne feledjük, hogy lehetőség van mindenkit a nevén szólítani!  A címkék megjelenítésével megtekinthetjük, milyen változókat használhatunk a levélben. Ebből a képen látható megszólítást érdemes feltétlenül használni, a többi opcionális, és haladók is csak óvatosan használják! Tartsuk észben, hogy az általunk beírt levél aljára automatikusan kerül egy szöveg, amiben a felhasználó értesítést kap arról, hogy egy automatikusan kiküldött körlevelet kapott, amiről a levél alján szereplő linkre kattintva leiratkozhat. Ez nagyon fontos, mert ezáltal jogilag támadhatatlan lesz a hírlevél. Leiratkozási lehetőség nélkül körlevelet küldeni nem csupán a címzett számára lehet bosszantó, hanem sérti is a hatályos magyar és EU-s jogszabályokat.

Utolsó lépésként a kész, tartalmilag és remélhetőleg helyesírásilag is ellenőrzött levelet adjuk hozzá a kiküldési sorhoz, majd a kiküldési sort indítsuk el!

Remélem, a hírlevelek sikeresen hozzájárulnak cége marketingstratégiájához!